Trabajo
enviado por:
Rebeca Martinez
rebecam@ve.ibm.com
Reeditado:
Simón Burgos
C05-102
El Inventario
Indice
1. Introducción
2. ¿Qué son los inventarios?
3. Sistemas de inventario
4. Métodos de costeo de inventarios
5. Bibliografía
1.
Introducción
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de
bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte
de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control
oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado
confiable de la situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que
están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una
empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o
actividades productivas.
Por medio del siguiente trabajo de investigación se darán
a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en
una empresa, métodos, sistema y control.
2. ¿Qué son los inventarios?
La contabilidad para los inventarios forma parte muy
importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del
inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el
activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo
de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de
resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su
principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos
nombrar las siguientes:
- Inventario
(inicial)
- Compras
- Devoluciones
en compra
- Gastos
de compras
- Ventas
- Devoluciones
en ventas
- Mercancías
en tránsito
- Mercancías
en consignación
- Inventario
(final)
El Inventario Inicial representa el valor de las
existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta
cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se
lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta
finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o
bien por Ganancias y Perdidas directamente.
En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el periodo
contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman
parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta
cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones,
etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la
empresa, y se cierra por Ganancias y Perdidas o Costo de Ventas.
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de
reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier
circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se
abonará a la cuenta compras.
Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirirge a la cuenta
titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el
Balance General.
Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la
Empresa y que fueron compradas con este fin. Por otro lado también tenemos
Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones
realizadas por los clientes a la empresa.
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el
exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido
compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró
pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han
sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se
debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es
más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la
empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho
de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas
hasta que no se hayan vendido.
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y
corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su
correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con
las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas
Brutas en Ventas de ese período.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un
departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios
siguiendo el proceso de compras.
3. Sistemas de inventario
En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo
para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el
inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para
preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL
negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las
mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el
inventario.
El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de
inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban
el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario,
como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores
pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios
a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de
venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el
inventario.
La derivación del saldo de cada cuenta incluye el inventario:
Saldo
Inicial
+ Incrementos (Compras)
- Disminuciones costo de las mercancías vendidas
= Saldo Final
El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo
deberá resultar en el costo del inventario disponible en cualquier momento.
Los registros de inventario perpetuo proporcionan información para las
siguientes decisiones:
- La
mayoría de las tiendas de mobiliario, guarda la mercancía en sus
almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la
mercancía disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema
perpetuo le indicará oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía.
- Los
registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario
cuando éste se muestra bajo.
- Si las
compañías preparan los estados financieros mensualmente, los registros de
inventario perpetuo muestran el inventario final existente, no es
necesario un conteo físico en este momento; sin embargo, es necesario un
conteo físico una vez al año para verificar la exactitud de los registros.
Asientos bajo el Sistema Perpetuo
En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de
inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una
venta, se necesitan dos asientos. La compañía registra la venta de la manera
usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el
precio de las mercancías vendidas. La compañía carga también a costo de
mercancías vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por
las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario
disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías vendidas
llevan un saldo actual durante el periodo.
Registro en el diario
1.
Compras a crédito de $560,000:
Inventario $560,000
Cuentas por pagar $560,000
2. Ventas a crédito de $900,000 (costo $540,000):
- 1 -
Cuentas por cobrar $900,000
Ingresos por ventas $900,000
- 2 -
Costo de mercancías vendidas $540,000
Inventario $540,000
3. Asientos de fin de periodo:
No se requieren asientos. Tanto el inventario como el costo de mercancías
vendidas están actualizados.
Registro
en los Estados Financieros
Estados de resultados (parcial):
Ingresos por ventas $900,000
Costo de mercancía vendidas < $540,000>
Margen Bruto $360,000
Balance final (parcial):
Activos Circulante:
Efectivo $xxx,xxx
Inversiones a corto plazo $xxx,xxx
Cuentas por cobrar $xxx,xxx
Inventarios $120,000
Cargos pagados por adelantado $xxx,xxx
En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro
continuo del inventario disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio
hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios
para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario
que aparece en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de
las mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido también como sistema
físico, porque se apoya en el conteo físico real del inventario. El sistema
periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del
inventario que tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo
pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un
registro al día del inventario disponible. Para usar el sistema periódico con
efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario
mediante la inspección visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita
ciertas cantidades disponibles, el dueño o administrador pueden visualizar las
mercancías existentes.
Asientos bajo el Sistema Perpetuo
En el sistema periódico, el negocio registra las compras en la cuenta compras
(como cuenta de gastos); por su parte la cuenta inventario continua llevando el
saldo inicial que quedó al final del período anterior. Sin embargo, al fin del
período, la cuenta inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros.
Un asiento de diario elimina el Saldo Inicial, abonándolo a Inventario y
cargándolo a Ganancias y Pérdidas. Un segundo asiento de Diario establece el
Saldo Final, basándose en el conteo físico. El cargo es a inventario, y el
abono a Ganancias y Pérdidas. Estos asientos pueden realizarse en el proceso de
cierre o como ajustes.
Registro
en el diario
1. Compras a crédito de $560,000:
Inventario $560,000
Cuentas por pagar $560,000
2. Ventas a crédito de $900,000 (costo $540,000):
- 1 -
Cuentas por cobrar $900,000
Ingresos por ventas $900,000
3. Asientos de fin de periodo para actualizar el inventario:
- 1 -
Ganancias y Pérdidas $100,000
Inventario (saldo inicial) $100,000
- 2 -
Inventario (saldo final) $120,000
Ganancias y Pérdidas $120,000
Registro
en los Estados Financieros
Estados de resultados (parcial):
Ingresos por ventas $900,000
Costo de mercancía vendidas:
Inventario Inicial $100,000
Compras $560,000
Inventario Final <$120,000>
Costo de mercancías vendidas $540,000
Margen Bruto $360,000
Balance final (parcial):
Activos Circulante:
Efectivo $xxx,xxx
Inversiones a corto plazo $xxx,xxx
Cuentas por cobrar $xxx,xxx
Inventarios $120,000
Cargos pagados por adelantado $xxx,xxx
Cálculo Del Costo Del Inventario
Los inventarios son contabilizados normalmente por su
costo histórico, como lo requiere el principio del costo. El costo del
inventario es el precio que el negocio paga para adquirir el inventario, no el
precio de venta de las mercancías.
El costo de inventario incluye el precio de factura, menos cualquier descuento
de compras, más el impuesto sobre las ventas, los aranceles, los cargos por
transporte, el seguro mientras está en tránsito y todos los otros costos en que
se incurre para lograr que las mercancías estén disponibles para la venta.
4. Métodos de costeo de inventarios
Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los
inventarios por sus costos unitarios para determinar el costo de los
inventarios. Los métodos de costeo de inventarios son: costo unitario
específico, costo promedio ponderado, costo de primeras entradas primeras
salidas (PEPS), y costo de últimas entradas primeras salidas (UEPS).
Algunas empresas tratan con artículos de inventario que pueden identificarse de
manera individual, como los automóviles, joyas y bienes raíces. Estas empresas
costean, por lo general, sus inventarios al costo unitario específico de la unidad
en particular. Por ejemplo, un concesionario de automóviles tiene dos vehículos
en exhibición; un modelo "x" que cuesta $14,000 y un modelo
"y" equipado que cuesta $17,000. Si el concesionario vende el modelo
equipado en $19,700; el costo de mercancía vendida es de $17,000 el costo
específico de la unidad; el margen bruto en esta venta es de $2,700 ($19,700 -
$17,000). Si el automóvil "x" es el único que queda en el inventario
disponible al final del periodo, el inventario final es de $14,000.
El método del costo promedio ponderado, llamado a menudo método del costo
promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el
período. Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario
promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube
durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio
se determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancías
disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el número de
unidades disponibles. Calcule el inventario final y el costo de mercancías
vendidas, multiplicando el número de unidades por el costo promedio por unidad.
Si el costo de mercancías disponibles para la venta es de $90,000 y están disponible
60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por unidad. El inventario final
de 20 unidades del mismo artículo tiene un costo promedio de $30,000 (20 x
$1,500 = $ 30,000). El costo de mercancías vendidas (40 unidades) es de $60,000
(40 x $1,500 = $60,000).
Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar
un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la
unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los
costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas.
Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos
que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de
Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos
de las compras más recientes.
El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos por
compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos
que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de
mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del
inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.
Parte A: Información Ilustrativa
Inventario
Inicial (10 unidades @ $1,000 por unidad) $10,000
Compras:
N° 1 (25 unidades @ $1,400 por unidad) $35,000
N° 2 (25 unidades @ $1,800 por unidad) $45,000
Total $80,000
Costo de mercancías disponibles para la venta (60 unidades) $90,000
Inventario final (20 unidades @ $? por unidad) $?
Costo de mercancías vendidas (40 unidades @ $? por unidad) $ ?
Parte
B: Inventario final y costo de mercancías vendidas
Método de costeo promedio ponderado
Costo de mercancías disponibles para la venta (ver Parte A)* $90,000
* 60 unidades @ costo promedio ponderado de $1,500 por unidad; $90,000/60Und
Inventario final (20 unidades @ $1,500 por unidad) <$30,000>
Costo de mercancías vendidas (40 unidades @ $? por unidad) $60,000
Método de costeo PEPS
Costo de mercancías disponibles para la venta (ver Parte A) $90,000
Inventario final (costo de las ultimas 20 unidades disponibles) *
<$36,000>
*20 unidades @ $1,800 por unidad de la compra N°2
Costo de mercancías vendidas:
10 unidades @ $1,000 (todas del inventario inicial) $10,000
25 unidades @ $1,400 (todas de la compra N°1) $35,000
5 unidades @ $1,800 (de la compra N°2) $9,000
Total Mercancías Vendidas $54,000
Método de costeo UEPS
Costo de mercancías disponibles para la venta (ver Parte A) $90,000
Inventario final (costo de las ultimas 20 unidades disponibles)
10 unidades @ $1,000 (todas del inventario inicial) $10,000
10 unidades $1,400 (de la compra N°1) $14,000
Total Inventario Final <$24,000>
Costo de mercancías vendidas:
25 unidades @ $1,800 (todas de la compra N°2) $45,000
15 unidades @ $1,400 (de la compra N°1) $21,000
Total Mercancías Vendidas $66,000
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios
son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías
exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un
buen control interno sobre los inventarios incluyen:
- Conteo
físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice
- Mantenimiento
eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
- Almacenamiento
del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición
- Permitir
el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables
- Mantener
registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario
- Comprar
el inventario en cantidades económicas
- Mantener
suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
cual conduce a pérdidas en ventas
- No
mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios
A. Redondo. Curso Práctico de Contabilidad General y
Superior. Tomo I.
Hangren, Harrison y Robinson. Contabilidad. Editorial Hispanoamericana.
